Sandrita Comunications: septiembre 2010

jueves, 30 de septiembre de 2010

ENCUESTA LOGISTICS AND TRAVEL COLOMBIA S.A

¿Con que frecuencia realizan eventos turísticos en su empresa?

Total empresas encuestadas:30

Conclusiones:

El 43% de la empresas encuestadas realizan una vez al año eventos turísticos, el 30% 2 veces al año, el 17% tres veces al año y el 10% cada dos años.
Tendríamos que realizar una nueva encuesta para así saber cuales son los factores que hacen que los empresas realicen tan pocos eventos turísticos anuales y así podremos ofrecerles paquetes en que tanto la empresa como nosotros salgamos beneficiados.

martes, 21 de septiembre de 2010

ACTIVIDAD DEL 13 AL 17 DE SEPTIEMBRE

1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)

• Distribución de Documentos Recibidos
 Identificación de dependencias y de terminación de competencia.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

• Distribución de Documentos Internos
 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?

• Distribución de Documentos Enviados
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página WEB, otros.
 Control y firmas de guías y planillas de entrega.
 Organización

3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.

Planilla de Recibo de Correspondencia:
Radicado/Fecha/Destinatario/Asunto/Anexos/Fecha/Dependencia que Firma/Responsable.

Planilla de Despacho de Correspondencia:
Radicado Número/Radicado Procedencia/Fecha/Remitente/Destinatario/Asunto/Resumen/ Anexos/Pase A/Atendido y Devuelto Archivo/Fecha.

Planilla Mixta de Correspondecia:
Radicado/Fecha/Remitente/Entidad o Nombre/Dirección/Firma y Sello.

4. ¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?

• Recepción de solicitud o trámite
 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Determinación de competencia

• Respuesta
 Preparación y proyección de respuesta.

lunes, 20 de septiembre de 2010

TALLER Nº 4

1. Normas Legales para el Funcionamiento de la Unidad de Correspondencia

• Ley 80 de 1989: Funciones del Archivo General de La Nación, entre ellas, la de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios.
• Ley 594 de 2000: Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
• Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establecer las entidades de certificación.
• Acuerdo 060 de 2001, Artículos 3, 6, 9: Estructura de la unidad de correspondencia, servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones.
• Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información

2. Normas Técnicas para el Funcionamiento de la Unidad de Correspondencia

• NTC 1486, elaboración de comunicaciones: Comunicación interna “memorando forma 102-F-036. Comunicación externa: 102-F-032 “plantilla de Word”
• Juego de Correspondencia: Original y dos copias.
• Dependencia responsable: Código “copias extras”
• Radicación: Numero de registro consecutivo de un comunicado. Clasificada en: Oficial (funcionario encargado de acuerdo con el asunto), confidencial o reservada y personal (no se abre ni se radica solo se le entrega a la oficina correspondiente).

 Radicación interna: Memorandos y oficios internos.

 Radicación externa: Oficios externos (102-F-032), Procedimientos operativos (respuestas a comunicaciones).

• Mensajería: Recorrido, se pueden utilizar carpetas de colores con sus respectivo códigos (dependencia). El mensajero debe ser cuidadoso con el recibo.
• Mensajería Externa: Solicitudes oficiales de las dependencias. “planilla de control” (firma, nombre, hora y fecha de entrega)
• Correo Certificado: A nivel nacional o internacional.

3. Mapa conceptual de Normas Legales para el Funcionamiento de la Unidad de Correspondencia.