ACTIVIDAD DEL 13 AL 17 DE SEPTIEMBRE

1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)

• Distribución de Documentos Recibidos
 Identificación de dependencias y de terminación de competencia.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

• Distribución de Documentos Internos
 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?

• Distribución de Documentos Enviados
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página WEB, otros.
 Control y firmas de guías y planillas de entrega.
 Organización

3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.

Planilla de Recibo de Correspondencia:
Radicado/Fecha/Destinatario/Asunto/Anexos/Fecha/Dependencia que Firma/Responsable.

Planilla de Despacho de Correspondencia:
Radicado Número/Radicado Procedencia/Fecha/Remitente/Destinatario/Asunto/Resumen/ Anexos/Pase A/Atendido y Devuelto Archivo/Fecha.

Planilla Mixta de Correspondecia:
Radicado/Fecha/Remitente/Entidad o Nombre/Dirección/Firma y Sello.

4. ¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?

• Recepción de solicitud o trámite
 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Determinación de competencia

• Respuesta
 Preparación y proyección de respuesta.