Sandrita Comunications: TALLER Nº 4

1. Normas Legales para el Funcionamiento de la Unidad de Correspondencia

• Ley 80 de 1989: Funciones del Archivo General de La Nación, entre ellas, la de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios.
• Ley 594 de 2000: Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
• Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establecer las entidades de certificación.
• Acuerdo 060 de 2001, Artículos 3, 6, 9: Estructura de la unidad de correspondencia, servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones.
• Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información

2. Normas Técnicas para el Funcionamiento de la Unidad de Correspondencia

• NTC 1486, elaboración de comunicaciones: Comunicación interna “memorando forma 102-F-036. Comunicación externa: 102-F-032 “plantilla de Word”
• Juego de Correspondencia: Original y dos copias.
• Dependencia responsable: Código “copias extras”
• Radicación: Numero de registro consecutivo de un comunicado. Clasificada en: Oficial (funcionario encargado de acuerdo con el asunto), confidencial o reservada y personal (no se abre ni se radica solo se le entrega a la oficina correspondiente).

 Radicación interna: Memorandos y oficios internos.

 Radicación externa: Oficios externos (102-F-032), Procedimientos operativos (respuestas a comunicaciones).

• Mensajería: Recorrido, se pueden utilizar carpetas de colores con sus respectivo códigos (dependencia). El mensajero debe ser cuidadoso con el recibo.
• Mensajería Externa: Solicitudes oficiales de las dependencias. “planilla de control” (firma, nombre, hora y fecha de entrega)
• Correo Certificado: A nivel nacional o internacional.

3. Mapa conceptual de Normas Legales para el Funcionamiento de la Unidad de Correspondencia.